Rapport de l'AG du 21 septembre 2013

Assemblée extraordinaire concernant les 7 premiers mois de vie de l’association

- Bilan des activités réalisées depuis la création de l’association
 Semi Gn garou
 RAPPEL : Apprendre à différencier les joueurs des personnages qu’ils incarnent.
o Nombre d’adhésion = 22
o Sommes financières investies = 0€
o Sommes financières récoltées = 220€
o Temps consacré = Important
o Nombre de bénévoles mobilisés = 6
o Communication envers l’extérieur = Les associations de jdr de la région
o Activité à continuer ? = Oui
 Caritas
o Nombre d’adhésion = 0
o Sommes financières investies = 0€
o Sommes financières récoltées = 80€
o Temps consacré = 2 journées
o Nombre de bénévoles mobilisés = 10
o Communication envers l’extérieur = Visibilité auprès de la communauté de commune du pays biterrois
o Activité à continuer ? = Oui
 Animation à Valros
o Nombre d’adhésion = 0€
o Sommes financières investies = 84€
o Sommes financières récoltées = 500€
o Temps consacré = 1 journée
o Nombre de bénévoles mobilisés = 8
o Communication envers l’extérieur = Visibilité auprès des communautés de communes du pays de thongue
o Activité à continuer ? = Oui
 Soirée Barbare
o Nombre d’adhésion = 1
o Sommes financières investies = 0€
o Sommes financières récoltées = 0€
o Temps consacré = 1 soirée
o Nombre de bénévoles mobilisés = 8
o Communication envers l’extérieur = Visibilité auprès du public du Nashville
o Activité à continuer ? = Oui
 Animation à Vendres
o Nombre d’adhésion = 0
o Sommes financières investies= 0€
o Sommes financières récoltées = 400€
o Temps consacré = 1 journée
o Nombre de bénévoles mobilisés = 6
o Communication envers l’extérieur = Aucune
o Activité à continuer ? = Si possible



- Rapport financier
 Entrées :
o Adhésions 10€ x 30 = 300€
o Animation à Valros 1 x 500 = 500€
o Animation à Vendres 1 x 400 = 400€
 Sorties
o Tente 1 x 350 = 350€
 Fournitures de matériel
o Epées = /
o Tabard = 84€
o Bannière = /
 Résultat comptable = Positif à ce jour

- Nouvelle organisation du bureau
 Qui entre = Lionel en tant que secrétaire
 Qui sort = Personne. Jérôme passe secrétaire suppléant
 Définition des nouveaux « groupe »
o Membre de l’association : Personne qui participe aux activités de l’association.
o Membre honoraire : Personne qui rend des services à l’association sans en être membre
o Membre fondateur : Personne qui à fondé l’association.
o Membre du bureau : Personne qui gère la vie de l’association au quotidien.
 Rappel des fonctions
o Président
o Vice-président
o Trésorier
o Secrétaire
o Secrétaire suppléant
o Chargé de communication
 Créer une page FB ou autre qui servira de vitrine = Sujet reporté lors d’une prochaine réunion du bureau
o FB actuel = Conversation entre membres
o Forum = Stockage d’information. Il y a la volonté de relancer son activité.
 Activité transverse
o Randonnées culturelle = Gérées par Lionel
o Géocaching = Activité proposée par Jérôme et Thomas afin qu’elle vienne en complément de la randonnée culturelle. Cette bonne idée souffre d’un néanmoins d’une contraire : Il faut un GPS pédestre.
o Cours d’occitan à partir de janvier 2014 = Gérés par Jérôme
o Création et vente d’hypocrass : L’idée à été votée par le bureau. Avant toute chose il nous faut nous renseigner sur les licences temporaires et autres contraintes spécifiques à la vente d’alcool sur les lieux de foire.
 Mise en place d’un règlement de bienséance = Oui. Voté à la majorité du bureau.
 Mise en place d’une fiche sanitaire = Oui. Voté à la majorité du bureau.
 Mise en place une convention type pour les partenariats = Oui. Voté à la majorité du bureau.
 Mise en place d’un contrat type pour les prestations à venir = Oui. Voté à la majorité du bureau.



- Partenariats existants et ceux à venir
 Nashville
o Bilan : Très positif.
o Projets à venir : Hallowen
 Stratège Cathare
o Bilan : Positif
o Projets à venir : Intervention sur leur manifestation
 Pays de Thongue
o Bilan :
o Projets à venir : Battle of the dead
 Guilde du Fantastique
o Bilan : Positif
 Ville de Béziers
o Bilan : Aucun retour
 L’atelier de l’Imaginarium
o Bilan : Positif
 Mise à disposition de terrains (cave y compris) de la part des membres
o Comment faire pour être couvert
o Projets sur ces lieux
 Semi Gn pour David (Montblanc)
 Long semi Gn ou Gn d’initiation pour Julie (Graissac)
 Création de boissons alcoolisée pour Séverine
 Calimacil
o En finalisation de négociation
o Don de matériel en échange de quoi les Héritiers mettront en avant leurs produits lors des manifestations auxquelles ils participent.
o Remise sur la gamme pour les membres de l’association. Contacter le bureau.
 Vulca Ramus = En attente de retour
 Groupe d’airsoft biterroise = A contacter
 Mytholon
o Remise sur la gamme pour les membres de l’association. Contacter le bureau.
 Restaurant des Comédiens
o Va être développé sous peut. Il sera proposé des soirées enquêtes pour les clients.
 Prince Saint Gilles
o Partenariat presque finalisé. Possibilité d’avoir des Tabars à 15€

- Mise à disposition d’une salle à la MVA et de l’atelier de l’Imaginarium
 MVA
o Essayer d’avoir un bureau physique à la MVA = Pour le moment c’est impossible
o Possibilité de réserver des salles pour faire des ateliers.
o Essayer de réserver une/des salles à l’année comme le font les Stratèges = A débattre
o Comment souhaite-t-on gérer les réservations de la salle ? = A débattre
 L’atelier de l’Imaginarium
o Qui aura les clefs = Les membres du bureau
o Comment nous organiser afin de ne pas perturber les activités de Gally = A voir avec Gally qui n’a pas pu être présente lors de l’AG.

- Planification des activités à venir
 Team animateur Calimacil = En attente de finalisation du partenariat
 Semi GN Vampire
o Il y a une volonté pour relancer la Mascarade à Béziers. Cependant le projet est en attente car nous sommes en train de lister le nombre de personnes intéréssées.
 Mini GN d’initiation = En attente
 Troll-Ball
o Référent = Thomas
o En attente de disponibilités de la part des adhérents = L’activité aura lieu le 6 octobre
o En recherche d’un stade = En suspend pour le moment. Le bureau souhaite voir si l’activité se développe bien avant de s’engager dans des démarches administratives.
o Trouver des sponsors stade = En suspend pour le moment. Le bureau souhaite voir si l’activité se développe bien avant de s’engager dans des démarches administratives.
o Contacter les autres asso pour former une ligue stade = En suspend pour le moment. Le bureau souhaite voir si l’activité se développe bien avant de s’engager dans des démarches administratives.
 Ateliers de création d’armes
o A venir une fois que le bureau aura les clefs de l’Imaginarium et qu’il aura pu s’organiser avec Gally
 GN-Do = En attente
 Cosplay
o Référent : Andréa.
o L’activité semble intéresser certains membres et des personnes extérieures à l’association.
 Animation Cinéma
o Référent = Thomas
o Soumettre aux cinémas de Béziers la possibilité de créer des animations pour des films.
o Objectif : Se faire connaitre par un très large public en montrant une courte vidéo juste avant le film
o Animation à réaliser prochainement : Bilbo le Hobbit
 Atelier de création d’arme = Activité à venir

Les membres du bureau vous remercient de vous être déplacés à l’assemblée générale extraordinaire.
De plus, ils tiennent à remercier Thomas pour la bannière et les affiches, madame Tondut qui nous à donné des bons d’achats afin que nous puissions acheter du tissu pour les tabars, Emilie qui les a réalisés et Nicolas pour sa gestion du forum.
Enfin, les membres du bureau remercient Andréa, David, Séverine, Florian, Medhi, Nicolas, Thomas, et (j’espère n’avoir oublié personne si c’est le cas faite le moi savoir et je corrigerai cela) qui sont venu aider lors de nos animations.