Réunion du 11 décembre 2013

Membres du bureau des Héritiers de Trencavel présents :
Alban Alliès : Président
Tondut Mathieu : Vice-Président
Lionel Régy : Vice-secrétaire

Membre fondateur
Krystal Cilia

Autre membres
Marc Garret
Laeticia Primard
Maxime Couturier

La convention des stratèges cathare va être abordée de deux façons différentes. Soit nous serons partenaires soit nous serons prestataires de services. Nos engagements et notre implication variera en fonction de ce que souhaitent les stratèges cathare.

Si nous sommes partenaires :
Nom sur l’affiche
Nous demandons à être mis sur l’affiche au même pied d’égalité que le nom des Stratèges.
Le pôle magic
Nous demandons d’obtenir l’intégralité de la somme obtenue par les entrées au tournoi et la préinscription afin de pouvoir subventionner les lots pour magic.
Pour les autres entrées
Nous demandons d’obtenir cinquante pour cent des parts des entrées.
En ce qui concerne la buvette
Nous ne demandons rien.
Little Grey Men
Comme nous avons compris que cette convention devait être une convention « Prestige », nous demandons à ce que les jeux de plateaux soient gérés par une association compétente dans ce domaine voila pourquoi nous demandons à ce que les Little Grey Men gèrent cette partie de la convention.
Le sujet
Au lieu d’avoir comme sujet : Pyramide + Eclipse + Génie, pourquoi ne pas prendre comme sujet l’Egypte qui est plus large et qui englobe très facilement ces trois mots.


Si cela est accepté nous nous engageons à :
 Mobiliser nos adhérants pour aider à la mise en place, au rangement et à la logistique du matériel.
 Contacter des artisans pour créer un « village »
 Gérer et à animer le « village »
o Tir à l’arc
o Lice
 Organiser une murder party de 14h à 19h
 Organiser un tournoi en lice de 19h15 à 20h45
 Organiser deux one shoot en semi réèl de 21h jusqu’à 3h
o Un one shoot vampire
o Un one shoot loup-garou
 Organiser le tournoi Magic de 9h à 12h et de 14h à 16h

Si nous ne sommes pas partenaires :
Le pôle magic
Nous demandons d’obtenir l’intégralité de la somme obtenue par les entrées au tournoi et la préinscription afin de pouvoir subventionner les lots pour magic.
Pour les autres entrées
Nous demandons d’obtenir cinquante pour cent des parts des inscriptions qui concernent nos animations.
En ce qui concerne la buvette
Nous ne demandons rien.
Little Grey Men
Nous ne demandons rien.

Dans ce cas, nous nous engageons à :
 Organiser une murder party de 14h à 19h (uniquement si nos référants sont disponible)
 Organiser deux one shoot en semi réèl de 21h jusqu’à 3h
o Un one shoot vampire
o Un one shoot loup-garou
 Organiser le tournoi Magic de 9h à 12h et de 14h à 16h


Infos diverses :
Mathieu nous a informé qu’une nouvelle loi est sortie et qu’au-delà de six animations nous serons soumis à la TVA. Il nous faudra donc prendre en compte les frais de déplacement pour pouvoir réduire celle-ci.

Mathieu nous a informé que le Festival de Cordes (la fête du grand faucauniers qui a lieu du 13 au 15 juillet) a eu un raté l’an dernier et que la directrice va être limogée ou tout du moins va grandement perdre de son influence. Nous devrons contacter les futurs organisateurs courant janvier afin de leur soumettre une nouvelle prestation.

Lionel nous a informé que madame Chagnard a été remplacée par monsieur Lieutaud en ce qui concerne la gestion des Caritas de 2014.
Tel : 04 99 41 34 54
Mail : geoffreylieutaud@beziers-agglo.org

Le cas Séverine : Son cas va être traité par les organisateurs du garou. Cependant ils n’auront pas se montrer « gentil » car les membres du bureau sont prêt à prendre le risque de perdre une adhérente au profit du bon déroulement du semi GN garou.


Taches à réaliser

 Contacter Diego du restaurant des comédiens pour savoir s’il nous pouvons faire la murder du 21 décembre chez lui.
 Contacter Mr Alconchel pour avoir son avis sur l’animation réalisée au cinéma Méga CGR de Béziers (fait)
 Renvoyer l’invitation au pot de l’amitié à madame Chagnard qui s’est occupée des Caritas de 2013 (fait)
 Créer une convocation pour le cas Thomas (fait)
o Troll-ball : N’a rien fait et n’a rien emmené en tant que référant.
o Cinéma : Il a contacté Mr Alconchel mais a abandonné le projet en plein milieu décrétant qu’il fallait l’abandonner. Du coup ce sont les membres du bureau qui ont du porter cette animation. Quand il a vu qu’elle allait ce mettre en place, il a harcelé les membres du bureau pour pouvoir en faire parti malgré le fait que la réponse eut été négative à la base.
o Hallowen : Il était membre référant mais il a lâché l’affaire en plein milieu suite à un désacord avec les membres du bureau. Il a bien pris les photos et les a bien retouchées mais ne les a pas envoyées aux participants ni n’a demandé au secrétaire de le faire. Du coup les personnes ont eu leurs photos en retard.
o Bon point pour lui, il a créé le logo, la carte de visite et les poster de l’association.
 Aller à Auchan pour acheter des bougies imitation cire. Celles-ci seront stockées chez Alban. Le budget dégagé par le bureau est de 20€ maximum. Les personnes allant acheter les bougies devront contacter le responsable de rayon pour essayer de nouer un partenariat.