Réunion du 7 décembre 2013

Membres du bureau des Héritiers de Trencavel présents :
Alban Alliès : Président
Gillali Zekri : Trésorier
Jérôme Sanchez : Secrétaire
Lionel Régy : Vice-secrétaire

Membres du bureau des Stratèges Cathares présents :
André Paganessi : Président
Gillali Zekri : Vice-Président
Lary Souquere : Secrétaire

Membres des Stratèges Cathares présents :
Thierry Destandau
Jérôme Bardy
Pierre Castagne
Pascal Got
Julie Seltemann
Il y a certainement d’autres membres qui étaient présent aussi merci de me communiquer leurs noms.

Objet de la réunion :
Mise en place de la convention des Stratèges Cathares en date du 10 et 11 mai 2014.

Organisation :
Les Stratèges Cathares ont en charge :
Le tournoi de Warhammer 40k
 Arbitre : Boris.
o Prévoir de lui trouver des personnes aptes à l’aider car il ne pourra pas gérer cela seul.
Le tournoi de Flame Of War
 Arbitre : Serge
L’animation jeux de plateau
 Organisateurs : Pascal et Christophe
L’animation jeux de rôle
 Organisateurs : Thierry et Pierre


Les Héritiers de Trencavel ont en charge :
Les Meurder Party
 Organisateurs : Mathieu et Alban
o Il y aura un Loup Garou Dark Age, un Vampire et une dernière à déterminer.
o Deux meurder party se dérouleront en soirée (à partir de 20h30 au plus tôt) et une sera probablement réalisée le samedi après midi (probablement à partir de 14h)
o Pour cela, il sera mit à disposition les salles suivantes :
 Salle 6, Salle 8 et la Cave
o Les membres de l’association des Héritiers de Trencavel seront sollicités pour aider à la décoration et pour faire des PNJ.
Le tournoi de Magic
 Organisateur : Maxime
o Il se déroulera toute la journée avec une pause entre 12h et 14h afin que les participants aillent se restaurer à la buvette des Stratèges Cathares.
o Pour cela, il pourra utiliser les salles qui avaient étés mises à disposition pour les meurder party
L’animation d’une lice de combat
 Organisateur : A déterminer
o La lice sera toute l’après midi.
o Un tournois sera réalisé de 19h30 à 20h30
Le fait de contacter des artisans afin qu’ils animent la cours.
 Organisateur : Alban

Organisation
Afin d’optimiser l’organisation de la convention, la liste des personnes préinscrite sera établie et remise à chaque organisateur.
De plus, le jour J, les personnes de l’accueil feront en sorte de transmettre le plus promptement possible toutes évolution du listing afin que les organisateurs ne soient pas pris au dépourvu quand il sera l’heure de lancer leurs activités.

Les tarifs
Trois tarifs vont être pratiqués
10€ la journée
15€ le pass week-end (uniquement par préinscription)
20€ le week-end


Rétributions
Si une personne s’inscrit au tournoi Magic, la moitié du prix de son entrée (peut importe le tarif) sera remise aux Héritiers de Trencavel.
En ce qui concerne les murder party et le tournoi en lice une rétribution est aussi prévue. Il faut maintenant que les deux bureaux se réunissent afin de déterminer comment se fera la répartition pécuniaire afin qu’aucune des deux associations ne soit lésée.

Afin de finaliser la préparation de la convention une autre réunion sera prévue le 8 février 2014. Entre temps le bureau des Héritiers de Trencavel se sera réuni et aura fait le point sur les membres qui pourront apporter leur assistance au bon déroulement de cet évènement.