par Réunion du 22 juillet 2013
Heure d’ouverture : 20h30
Heure de fermeture : 2h
Membres du bureau participants :
Alban Allies (président)
Mathieu Tondut (vice-président)
Xavier De Souza (chargé de communication)
Autres membres présents :
Lionel Régy
Marine
Tiffany
Le chèque de paiement concernant l’animation du camping de Vendre a été remis au président.
Thèmes abordés lors de la réunion
Organisation du bureau
1. Jérôme Sanchez (secrétaire) étant temporairement dans l’incapacité de remplir sa fonction, Lionel Régy sera son suppléant jusqu’à ce que Jérôme Sanchez soit plus disponible
2. Xavier De Souza (chargé de communication) est temporairement dans l’incapacité de remplir sa fonction. Le bureau est actuellement en train de délibérer afin de déterminer si la candidature de Nicolas Tondut est retenue au poste de chargé de communication suppléant.
Facebook, forum et site internet
1. Compte tenu de la fréquentation du Facebook de l’association, celui-ci restera pour le moment la vitrine des Héritiers de Trencavel.
2. Le forum servira de « base de données » afin de permettre un archivage rapide et clair de toutes nos actions au cas où nous aurions besoin de retrouver rapidement des informations bien précises.
3. Marine c’est portée volontaire pour créer le site web des Héritiers de Trencavel.
Contacts avec les organismes extérieurs
1. Une ébauche de courrier type (voir annexe) a été réalisé afin de faciliter la prise de contact avec les différents organises extérieurs.
2. Xavier De Souza doit relancer la mairie de Gruissan le 23 juillet 2013.
Matériel
1. Xavier De Souza et Lionel Régy vont aller à Emmaüs afin de récupérer du cuir et des peaux. Si ce n’est déjà fait (merci de m’en tenir informé) il faudra créer un contrat de partenariat avec cet organisme.
2. Diverses armes en latex ont étés données aux Héritiers de Trencavel. Merci de me faire parvenir les coordonnées des personnes qui ont fait ces dons afin que je puisse leurs envoyer un courrier de remerciement au nom des Héritiers.
Ateliers
1. Réaliser un atelier de réparation des armes latex données (voir ci-dessus) afin de les rendre à nouveau totalement opérationnelles et totalement sure.
Les dates seront à fixer quand les membres du bureau réceptionneront les clefs de l’atelier de Gally.
2. Compte tenu que notre partenaire actuel compte nous faire payer des frais de location de matériel une solution alternative à du être trouvée. Afin d’éviter toutes dépenses trop importantes, il a été décidé de créer un atelier de fabrication d’arme et d’étendre notre assurance à toutes formes de risques corporels engendrés par nos fabrications. Afin d’éviter tous problèmes, nos ateliers devront correspondre aux cirières suivantes :
3. Afin de faire des bénéfices, les Héritiers de Trencavel proposeront divers ateliers (voir ci-dessous) afin que les membres puissent créer et acheter leur propre matériel.
o Les dates seront à fixer quand les membres du bureau réceptionneront les clefs de l’atelier de Gally.
Création d’armes
Création de bouclier
Création d’armures
Création de costumes
Autre encore non définit à ce jour
4. Afin que les représentations des Héritiers de Trencavel puissent être d’une qualité optimale, il a été décidé qu’à moyen terme l’association fera l’acquisition d’épées de la marque Calimacil afin de les mettre à dispositions des membres quand ils assureront une animation
Activités à développer
1. Le sujet de créer un Vampire la Mascarade en Semi-GN a été soulevée mais aucune décision n’a été prise à ce jour.
2. La création d’un (au minimum) Mini-GN d’initiation a été abordée et validée. Une autre réunion déterminera les directives à suivre quand à la création et à l’organisation de cet évènement à venir.
Activités
1. Si je ne me trompe pas il est stipulé dans le règlement intérieur qu’une personne ne peut servir de référant et être au bureau. Compte tenu du manque de référant et d’activités intra-association réalisées doit on garder cela ?
2. Il a été décidé qu’une activité ne peut demander plus d’argent que ce qu’elle en procure à l’association. Plusieurs axes d’activités ont été abordés mais il y a visiblement un manque en ce qui concerne les référents.
Cosplay = Andréa Cattanéo
Garou = Jérôme Sanchez
Randonnées culturelles = Lionel Régy
Trollball = Thomas
GN-Do = ?
GN = ?
Ateliers de création = ?
Nouveau statut : Membre fondateurs
1. Un nouveau statut a été soulevé au cas où un des membres fondateur se verrai dans l’obligation de quitter le bureau. Le statut de membre fondateur aura les caractéristiques suivantes :
Son nom apparaitra dans les statuts de l’association des Héritiers de Trencavel.
Il possède les mêmes droits et devoirs que tous membres de l’association des Héritiers de Trencavel.
Tous les membres de l’association des Héritiers de Trencavel sont les bienvenus aux réunions (formelles et informelles) du bureau. Cependant, un membre fondateur pourra être contacté afin d’apporter qu’il apporte son avis et son expérience sur un sujet dont il avait la charge cependant, ne faisans pas partis du bureau il n’aura en aucune façon un pouvoir décisionnaire.
Fait le : 23 juillet 2013
A : Tourbes
Par : Lionel Régy secrétaire suppléant
Heure d’ouverture : 20h30
Heure de fermeture : 2h
Membres du bureau participants :
Alban Allies (président)
Mathieu Tondut (vice-président)
Xavier De Souza (chargé de communication)
Autres membres présents :
Lionel Régy
Marine
Tiffany
Le chèque de paiement concernant l’animation du camping de Vendre a été remis au président.
Thèmes abordés lors de la réunion
Organisation du bureau
1. Jérôme Sanchez (secrétaire) étant temporairement dans l’incapacité de remplir sa fonction, Lionel Régy sera son suppléant jusqu’à ce que Jérôme Sanchez soit plus disponible
2. Xavier De Souza (chargé de communication) est temporairement dans l’incapacité de remplir sa fonction. Le bureau est actuellement en train de délibérer afin de déterminer si la candidature de Nicolas Tondut est retenue au poste de chargé de communication suppléant.
Facebook, forum et site internet
1. Compte tenu de la fréquentation du Facebook de l’association, celui-ci restera pour le moment la vitrine des Héritiers de Trencavel.
2. Le forum servira de « base de données » afin de permettre un archivage rapide et clair de toutes nos actions au cas où nous aurions besoin de retrouver rapidement des informations bien précises.
3. Marine c’est portée volontaire pour créer le site web des Héritiers de Trencavel.
Contacts avec les organismes extérieurs
1. Une ébauche de courrier type (voir annexe) a été réalisé afin de faciliter la prise de contact avec les différents organises extérieurs.
2. Xavier De Souza doit relancer la mairie de Gruissan le 23 juillet 2013.
Matériel
1. Xavier De Souza et Lionel Régy vont aller à Emmaüs afin de récupérer du cuir et des peaux. Si ce n’est déjà fait (merci de m’en tenir informé) il faudra créer un contrat de partenariat avec cet organisme.
2. Diverses armes en latex ont étés données aux Héritiers de Trencavel. Merci de me faire parvenir les coordonnées des personnes qui ont fait ces dons afin que je puisse leurs envoyer un courrier de remerciement au nom des Héritiers.
Ateliers
1. Réaliser un atelier de réparation des armes latex données (voir ci-dessus) afin de les rendre à nouveau totalement opérationnelles et totalement sure.
Les dates seront à fixer quand les membres du bureau réceptionneront les clefs de l’atelier de Gally.
2. Compte tenu que notre partenaire actuel compte nous faire payer des frais de location de matériel une solution alternative à du être trouvée. Afin d’éviter toutes dépenses trop importantes, il a été décidé de créer un atelier de fabrication d’arme et d’étendre notre assurance à toutes formes de risques corporels engendrés par nos fabrications. Afin d’éviter tous problèmes, nos ateliers devront correspondre aux cirières suivantes :
Les armes correspondront à la fiche technique de la FédéGN (voir annexe)
Des photos du matériel seront prises tout au long de la fabrication.
Un listing de pointage correspondant aux caractéristiques de la fiche technique sera mis en place.
Celui-ci sera daté et signé
Si possible faire en sorte de marquer (couleur, symbole…) les armes afin qu’elles puissent être identifié à son ateliers de création.
o Les dates seront à fixer quand les membres du bureau réceptionneront les clefs de l’atelier de Gally.Des photos du matériel seront prises tout au long de la fabrication.
Un listing de pointage correspondant aux caractéristiques de la fiche technique sera mis en place.
Celui-ci sera daté et signé
Si possible faire en sorte de marquer (couleur, symbole…) les armes afin qu’elles puissent être identifié à son ateliers de création.
3. Afin de faire des bénéfices, les Héritiers de Trencavel proposeront divers ateliers (voir ci-dessous) afin que les membres puissent créer et acheter leur propre matériel.
o Les dates seront à fixer quand les membres du bureau réceptionneront les clefs de l’atelier de Gally.
Création d’armes
Création de bouclier
Création d’armures
Création de costumes
Autre encore non définit à ce jour
4. Afin que les représentations des Héritiers de Trencavel puissent être d’une qualité optimale, il a été décidé qu’à moyen terme l’association fera l’acquisition d’épées de la marque Calimacil afin de les mettre à dispositions des membres quand ils assureront une animation
Activités à développer
1. Le sujet de créer un Vampire la Mascarade en Semi-GN a été soulevée mais aucune décision n’a été prise à ce jour.
2. La création d’un (au minimum) Mini-GN d’initiation a été abordée et validée. Une autre réunion déterminera les directives à suivre quand à la création et à l’organisation de cet évènement à venir.
Activités
1. Si je ne me trompe pas il est stipulé dans le règlement intérieur qu’une personne ne peut servir de référant et être au bureau. Compte tenu du manque de référant et d’activités intra-association réalisées doit on garder cela ?
2. Il a été décidé qu’une activité ne peut demander plus d’argent que ce qu’elle en procure à l’association. Plusieurs axes d’activités ont été abordés mais il y a visiblement un manque en ce qui concerne les référents.
Cosplay = Andréa Cattanéo
Garou = Jérôme Sanchez
Randonnées culturelles = Lionel Régy
Trollball = Thomas
GN-Do = ?
GN = ?
Ateliers de création = ?
Nouveau statut : Membre fondateurs
1. Un nouveau statut a été soulevé au cas où un des membres fondateur se verrai dans l’obligation de quitter le bureau. Le statut de membre fondateur aura les caractéristiques suivantes :
Son nom apparaitra dans les statuts de l’association des Héritiers de Trencavel.
Il possède les mêmes droits et devoirs que tous membres de l’association des Héritiers de Trencavel.
Tous les membres de l’association des Héritiers de Trencavel sont les bienvenus aux réunions (formelles et informelles) du bureau. Cependant, un membre fondateur pourra être contacté afin d’apporter qu’il apporte son avis et son expérience sur un sujet dont il avait la charge cependant, ne faisans pas partis du bureau il n’aura en aucune façon un pouvoir décisionnaire.
Fait le : 23 juillet 2013
A : Tourbes
Par : Lionel Régy secrétaire suppléant
